Sự khác biệt giữa EOI và RFP

Một số quyết định được đưa ra bởi một tổ chức có ý nghĩa mua sắm có thể ảnh hưởng đáng kể đến chi phí chung của việc đưa ra một quyết định nhất định. Mua sắm bao gồm các quy trình như chọn nhà cung cấp, xác định các điều khoản thanh toán, kiểm tra chiến lược, đàm phán hợp đồng và mua dịch vụ và hàng hóa. Nó liên quan đến việc mua sắm hoặc mua tất cả các dịch vụ và hàng hóa quan trọng đối với một tổ chức.

Trong khu vực tư nhân, quá trình mua sắm được coi là một chức năng cấp chiến lược hỗ trợ cải thiện lợi nhuận của một doanh nghiệp. Nó không chỉ hợp lý hóa các quy trình và giảm giá nguyên liệu thô mà còn cho phép các tổ chức xác định các nguồn cung cấp tốt nhất. Nói chung, rất hữu ích trong việc đảm bảo dòng dưới cùng hoạt động trơn tru.

Trong khu vực công, các giám đốc điều hành cấp cao có trách nhiệm giảm lợi nhuận. Chỉ có một vài nhân viên quản lý chức năng mua sắm, làm tăng khả năng tham nhũng trong lĩnh vực này. Đây là lý do tại sao cần phải tăng sản lượng chung của một doanh nghiệp. Ví dụ, nhân viên có thể được đào tạo để nâng cao hiệu quả và cải thiện chất lượng dịch vụ của họ, nhờ đó, đầu ra có thể được cải thiện.

Với thời gian trôi qua, một số thuật ngữ đã được đưa ra xung quanh tư vấn đấu thầu, đề xuất và quản lý lớn, bao gồm một số từ viết tắt liên quan đến mua sắm. Không có nhiều doanh nghiệp nhận thức được các điều khoản này, nhưng là một doanh nhân hoặc chủ sở hữu của một doanh nghiệp nhỏ, nếu bạn muốn quản lý hiệu quả sự sẵn sàng mua của người mua, điều quan trọng là phải biết mục đích của họ. Ví dụ bao gồm RFI (Yêu cầu thông tin), EOI (Biểu hiện quan tâm), RFP (Yêu cầu đề xuất), RFT (Yêu cầu đấu thầu) và RFQ (Yêu cầu báo giá). Mỗi một trong những điều khoản này phục vụ một mục đích đặc biệt trong chức năng mua sắm.

EOI và RFP là các thuật ngữ được sử dụng thường xuyên nhất trong chức năng mua sắm và mỗi thuật ngữ này có một vai trò cụ thể trong việc hợp lý hóa toàn bộ quy trình. Nhiều cá nhân nhầm lẫn các điều khoản này trong khi thực hiện các quy trình. Để có được ý tưởng tốt hơn về sự khác biệt của chúng, điều quan trọng là phải biết những thuật ngữ này có nghĩa là gì.

EOI (Biểu hiện của sự quan tâm)

Biểu hiện quan tâm (EOI), còn được gọi là Đăng ký quyền lợi (ROI), có chức năng tương tự như Yêu cầu thông tin (RFI). Nó được sử dụng như một quy trình sàng lọc trong các giai đoạn mua sắm ban đầu để tạo ra một Yêu cầu chính thức và cụ thể hơn cho Đấu thầu hoặc RFT (giai đoạn sau trong chức năng mua sắm). Khi một công ty phát hành EOI, cần phải ước tính khả năng thị trường cung cấp hoặc thu thập thêm thông tin trước khi chuyển sang RFT. Một công ty thực hiện mua hàng không có khả năng chỉ định một nhà thầu thông qua EOI. Để điều đó xảy ra, một quá trình phải tiến triển cho đến khi đạt được RFT.

EOI là một loại đấu thầu mở cho phép bất kỳ công ty nào tiến lên. Nó tạo ra sự cạnh tranh gay gắt và mang lại lợi ích cho phép các nhà cung cấp mới và tiềm năng đảm bảo công việc của họ. Tuy nhiên, trong các hợp đồng xây dựng, phần lớn bị chỉ trích vì thu hút các nhà cung cấp không phù hợp với hợp đồng, dẫn đến lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức.

Quảng cáo yêu cầu EOI phải bao gồm mô tả về cơ quan ký kết, mô tả hợp đồng (như ngân sách và quy mô), loại hợp đồng, lộ trình mua sắm, điều khoản và điều kiện, địa chỉ nộp và thời hạn và các chi tiết khác (bao gồm thông tin liên hệ , mô tả về tổ chức, năng lực kỹ thuật và kinh nghiệm liên quan, sự sẵn có của nhân viên và kinh nghiệm của họ, v.v.)

RFP (Yêu cầu đề xuất)

Mặt khác, RFP, còn được gọi là Yêu cầu Ưu đãi (RFO), là một tài liệu có thể dễ dàng sửa đổi. Nó chủ yếu được sử dụng khi người mua đang tìm kiếm một phản ứng dựa trên giải pháp để đáp ứng các yêu cầu của nó và trong trường hợp các yếu tố khác (không bao gồm giá) là trọng tâm để đánh giá mỗi ưu đãi. Nó cũng được sử dụng trong các tình huống không có giải pháp hoặc thông số kỹ thuật rõ ràng, và bộ phận mua hàng đang tìm kiếm một số đổi mới và tùy chọn. Các công cụ này linh hoạt hơn RFT (thường có các giải pháp hoặc thông số kỹ thuật được xác định rõ). RFP chủ yếu được sử dụng trong các dịch vụ chuyên nghiệp nơi giải pháp không thể được xác định dễ dàng.

RFP chứa thông tin cơ bản về tổ chức và ngành nghề kinh doanh của nó. Yêu cầu bao gồm các thông số kỹ thuật giải thích các giải pháp mà tổ chức đang tìm kiếm. Ngoài ra, nó cũng bao gồm các tiêu chí đánh giá về cách các đề xuất được xếp loại, một tuyên bố công việc mô tả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhà thầu giành được hợp đồng và khung thời gian để hoàn thành dự án.

Một RFP thường được tạo ra vì tính chất phức tạp của một dự án. Các công ty có thể hưởng lợi từ các nhà thầu khác nhau khi tìm kiếm một giải pháp tích hợp tốt từ một số nhà cung cấp. Ví dụ: nếu một công ty đang có kế hoạch chuyển đổi hoạt động kinh doanh của mình từ môi trường trên giấy sang môi trường dựa trên máy tính, họ có thể yêu cầu đề xuất về phần mềm và phần cứng ngoài việc đào tạo cần thiết để cài đặt và tích hợp các hệ thống mới vào doanh nghiệp.

Trong khu vực công, các thực thể có thể phát hành RFP để tạo ra một cuộc cạnh tranh mở để giảm chi phí cho một giải pháp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng RFP gần nhất với thông số kỹ thuật có thể không nhất thiết phải là thiết bị có giá thấp nhất. Khi chấp nhận đề xuất, các công ty phải thực hiện phân tích lợi ích chi phí để đảm bảo chi phí không vượt quá lợi ích.

Sự khác biệt

Sau đây là một số khác biệt giữa EOI và RFP:

  • Các cấp độ mua sắm khác nhau

EOI thường được thực hiện ở cấp độ mua sắm ban đầu. Nó có thể được phát hành trong trường hợp người mua đang chần chừ cho đầu vào của ngành để vạch ra các yêu cầu cuối cùng sẽ có mặt trên thị trường trong các giai đoạn sau. Như đã thảo luận, RFP thường là bước tiếp theo; trong đó, người mua tìm cách tiếp cận dựa trên giải pháp để phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ.

  • Các giai đoạn của EOI và RFP

EOI thường có nhiều giai đoạn. Nó được sử dụng để lọt vào danh sách các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng trước khi tìm kiếm giá thầu toàn diện từ các nhà thầu được đưa vào danh sách ngắn. Ngược lại, RFP có thể có một giai đoạn hoặc nó có thể có nhiều giai đoạn.

  • Khi nào EOI và RFP được sử dụng?

EOI được sử dụng trong trường hợp thông tin cần thiết (từ các nhà thầu) là cụ thể, nhưng không có gì chắc chắn về việc nhà cung cấp có thể cung cấp dịch vụ và hàng hóa theo yêu cầu hay không. Hơn nữa, trong trường hợp EOI, người mua không có đủ thông tin để soạn một yêu cầu chi tiết. Mặt khác, RFP được sử dụng trong trường hợp yêu cầu được xác định đúng, nhưng một công ty đang tìm kiếm một giải pháp linh hoạt hoặc sáng tạo. Nói cách khác, người mua tìm kiếm các bài nộp theo định hướng giải pháp để đáp ứng các yêu cầu.

Điều rất quan trọng là phải nhận thức được các cấp độ khác nhau của quy trình mua sắm để đưa ra quyết định hiệu quả thông qua luồng thông tin có hệ thống. Hiểu rõ các thuật ngữ này và lý do tại sao chúng được sử dụng trong quy trình cho phép một công ty hợp lý hóa các quy trình của mình và hiểu rõ hơn về toàn bộ chức năng mua sắm.