Sự khác biệt giữa Thư ký và Lễ tân

Thư ký vs Lễ tân

Một thư ký và một nhân viên tiếp tân thường được tìm thấy làm việc trong cùng một văn phòng công ty hoặc môi trường kinh doanh. Nhiều người nghĩ rằng một thư ký và nhân viên tiếp tân là như nhau vì cả hai đều là những vị trí hành chính thường được đặc trưng như một công việc bàn giấy liên quan đến nhiệm vụ văn thư. Tuy nhiên, có nhiều sự khác biệt giữa hai chức danh công việc.

Các nhiệm vụ mà thư ký và nhân viên tiếp tân có điểm chung thường bao gồm các nhiệm vụ văn thư là đánh máy, trả lời điện thoại và nộp đơn. Một thư ký làm nhiều hơn thế. Một thư ký phục vụ như một trợ lý cá nhân hoặc một trợ lý cho một giám đốc bộ phận hoặc một quan chức cao trong văn phòng. Công việc đòi hỏi phải tổ chức và lên lịch nhật ký, hành trình, cuộc họp, lịch trình và các cuộc hẹn của một quan chức cụ thể. Thư ký làm việc trực tiếp dưới một cấp trên hoặc nhân viên văn phòng cụ thể. Thư ký cũng có kiến ​​thức quen thuộc về thói quen văn phòng và nhu cầu trước mắt của cấp trên tương ứng. Họ thường thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm bổ sung cho văn phòng hoặc ông chủ của họ.

Vì thư ký làm việc liên hệ chặt chẽ với cấp trên, một thư ký cũng có thể được yêu cầu làm nhiệm vụ đặc biệt hoặc cá nhân của cấp trên. Ngoài ra, họ có thể hình thành lòng trung thành với ông chủ của mình và ông chủ của họ có thể tâm sự với họ về những vấn đề không chuyên nghiệp. Để giúp sếp của họ hiệu quả hơn và dễ tiếp cận hơn, các thư ký thường có bàn làm việc gần với bàn hoặc văn phòng của sếp. Thư ký thường được yêu cầu phải tốt nghiệp trung học hoặc đại học. Họ thường được đào tạo trong các khóa học chuyên ngành để đối phó với các nhiệm vụ và trách nhiệm của họ.

Một người khác làm việc tại bàn là nhân viên tiếp tân. Nhân viên tiếp tân thường là người đầu tiên mà khách hoặc khách hàng gặp. Bàn tiếp tân thường được đặt tại phòng chờ, sảnh chính hoặc lối vào tòa nhà hoặc không gian của công ty. Công việc đòi hỏi phải chào hỏi và chào đón mọi người hoặc hướng họ đến các điểm đến trong tòa nhà. Nhân viên tiếp tân cũng phục vụ như một quầy thông tin nơi mọi người có thể hỏi về công ty hoặc những người làm việc trong tòa nhà.

Không giống như thư ký, nhân viên tiếp tân làm việc cho toàn bộ tòa nhà hoặc văn phòng và không dành cho cấp trên cụ thể. Nhiệm vụ của họ thường là trách nhiệm chung và nhỏ. Tùy thuộc vào yêu cầu công việc, họ cũng chịu trách nhiệm về diện tích hoặc không gian mà họ chiếm giữ. Vì nhân viên tiếp tân nằm ở khu vực công cộng nhiều hơn văn phòng, nên họ chủ yếu tiếp xúc với người ngoài và thường được yêu cầu phải có tính cách dễ chịu. Nhân viên lễ tân thường là học sinh tốt nghiệp trung học hoặc đại học tùy theo trình độ chuyên môn cần thiết của công ty.

Tóm lược:

1. Nhân viên phục vụ và lễ tân có nhiều điểm tương đồng như làm công việc văn thư, ở lại và làm việc tại bàn, đánh máy hoặc trả lời điện thoại. Tuy nhiên, nhiệm vụ bổ sung giữa thư ký và nhân viên tiếp tân làm cho hai chức danh công việc khác nhau.

2. Một thư ký có nhiều nhiệm vụ bổ sung và phức tạp hơn so với nhân viên tiếp tân.

3. Thư ký được đào tạo để hỗ trợ sếp của họ về các hoạt động văn phòng như các cuộc họp, cuộc hẹn và lịch trình.

4. Họ cũng làm việc cho một văn phòng hoặc sếp cụ thể và quen thuộc với thói quen và môi trường văn phòng. Nhiệm vụ của
thư ký lớn hơn và nhiều hơn tùy thuộc vào cấp trên hoặc sếp của họ.
5. Mặt khác, những người lừa đảo có thể có những trách nhiệm nhỏ hơn như chào hỏi và chào đón, trả lời các câu hỏi hoặc hướng khách đến thăm hoặc khách hàng đến một văn phòng cụ thể.

6.Secretaries được giao cho một văn phòng hoặc ông chủ cụ thể. Họ thường ở gần với sếp của họ để đáp ứng nhu cầu của họ. Ngoài ra, một số thư ký trung thành và làm một số việc cá nhân cho sếp của họ và có mối quan hệ tốt bên ngoài văn phòng với sếp của họ. Nhân viên tiếp tân, trong khi đó, ngồi ở sảnh chính của văn phòng và không có cấp trên ngay lập tức. Nhân viên lễ tân thường xuyên tiếp xúc với người lạ và du khách.